Ärendeprocessen – kommunens blodomlopp

Har du ordning på ärendeprocessen i din kommun? Tycker du att beslutsunderlaget kommer i tid? Håller den kvalitet som du förväntar dig och behöver? Är dina förtroendevalda nöjda? Fungerar beslutsfattandet vid sammanträdet med tanke på beslutsunderlaget? Blir besluten så tydliga att det inte råder tveksamheter när besluteten ska genomföras? Gör ni lika i de olika förvaltningarna? Vet handläggarna om vad som krävs av en handläggare? Vill de förtroendevalda vara med i utformningen av tjänsteskrivelserna?

Beroende på hur du svarar på de här enkla, rätt självklara frågorna så får du en värdemätare på hur ärendeprocessen fungerar i din kommun. Blir det många nej – svar så kanske du behöver göra något.

Ett arbete med att gå igenom ärendeprocessen i den egna kommunen kräver uthållighet och målmedvetenhet. Det finns risk att störa lokala förvaltningskulturer. Ett sådant arbete måste också ha stöd från kommunstyrelsen och kan vara ett led i att arbeta med kommunstyrelsens uppsiktsplikt enligt kommunallagen. Men det är väl värt mödan.

Kommunen är en myndighet, omgärdad och styrd av lagar och regler fattade av riksdagen och av olika statliga myndigheter. En omistlig del av vår demokrati.
De enkla frågorna som en kommun har att hantera är slut. Kvar finns endast de svåra, de komplexa och de som kommer hastigt på.

Det beror förstås på att samhällets uppbyggnad och funktion är komplicerad, men också på att många frågor är rättighetsfrågor för medborgarna – efterfrågade av enskilda individer som har höga förväntningar på bemötande, rättssäkerhet och snabba besked – gärna gynnande.

En kommun ska från den 1 januari varje år producera tjänster och service till medborgarna för de skattemedel den har fått att disponera. Allt man gör måste vila på laglig grund. Det betyder att kommunen inte får lägga ut skattemedel på något som inte är deras uppdrag – givet i lag eller i beslut.

De beslut som kommunen ska fatta under året – för enskilda individer, för elever och äldre, för företag och organisationer ska beredas sakligt och opartiskt. Det står i regeringsformen.
I kommunerna finns anställda i alla de professioner som behövs för att tillräcklig kunskap ska finnas tillgänglig för de förtroendevalda. Konsten är att ha sådana rutiner och arbetssätt att denna kunskap kommer till uttryck. Det handlar både om styrning och ledning från chefernas sida, men också om ambitioner och yrkesskicklighet i förvaltningen – men framför allt om en etablerad ärendeprocess som tillämpas lika i hela kommunen.
Idag går kommunerna mot en helt digitaliserad ärendeprocess. Det innebär att rutiner kring de olika delarna i processen – från registrering till arkivering – måste följas. Det blir inget utrymme för egna invanda rutiner som kanske varken är effektiva eller rättssäkra.

Något måste sägas om roller i ärendeprocessen och rollförståelse för olika funktioner, för det finns några huvudroller:

Ordföranden – ansvar för dagordningens sammansättning till nämnden och leder mötet

Förvaltningschefen – ansvarar för allt material som lämnar förvaltningen och skickas ut till nämnden som beslutsunderlag – beslutar om vem som är föredragande vid nämndmötet

Handläggaren – bereder ärendet, utreder, analyserar och tar fram förslag till beslut i en tjänsteskrivelse

Nämndsekreteraren – kan också vara registrator, svarar för det faktiska utskicket av handlingar till nämnden (digitalt) är protokollförare och expedierar besluten.

De förtroendevaldas arena är sammanträdet där besluten fattas. Inte i beredningen där man kanske vill styra innehållet i tjänsteskrivelserna. Om man håller sig borta från beredningen står man som förtroendevald fri vid själva sammanträdet. Man har då inte bundit sig vid någon uppfattning och kan agera friare om andra förslag kommer upp.

En väl fungerade ärendeprocess är blodomloppet i kommunens funktionalitet. En stabil process, förutsägbar och pålitlig skapar goda förutsättningar för beslut av god kvalitet som kan genomföras på ett tänkt sätt.

Nästa år är det val i Sverige. Mängder av nyvalda förtroendevalda tillträder olika uppdrag i landets kommuner. Det är inte enkelt att vara ny. Kanske har man en bakgrund som inte innehåller kunskap om kommunallag och andra lagkomplex. Det är mycket att sätta sig in i.

Den kommun som har en väl fungerade ärendeprocess med en god professionell beredningskultur kan erbjuda sina nyvalda en mycket snabbare väg in i uppdraget än den kommun som inte har det. Det blir inte fråga om hur saker ska göras utan en introduktion i hur vi gör. En stabil ledstång att hålla sig i.

Ärendeprocessen i sin bästa form skapar en god kultur genom att tydliggöra de olika rollerna och att skapa en förståelse för vad de olika funktionerna – inklusive de förtroendevalda förstås – har för ansvar och uppdrag. Man får respekt för varandra i samspelet mellan politik och förvaltning på ett naturligt sätt. Med en professionell ärendeprocess i kommunen finns en stark struktur utifrån vilken man kan bygga mer. Introduktion för nyanställda, kompetenskrav vid rekryteringar, utbildning av förtroendevalda till exempel. Rättssäkerhet och goda arbetsrutiner får man på köpet.

Är du intresserad av frågor om hur man kan ta sig an ett arbete kring ärendeprocessen har vi mycket kunskap att ge. Erfarenhet har vi också förstås från kommuner som redan har gjort det med gott resultat. Nu är en lämplig tid att börja. Före valet, så kommer ni att ha glädje av arbetet redan i början av mandatperioden och introduktionen av de nyvalda.

Välkommen att höra av dig!

ÅKE CHADELL

E-post: ake@publicpartner.se
Telefon: 073–688 40 31

ANNA SANDBORGH

E-post: anna.s@publicpartner.se
Telefon: 070-549 43 11

AKTUELLT

Ett år av pandemi – är det tid för att andas och lära?

För drygt ett år sedan drabbades Sverige tillsammans med stora delar av världen av Corona-pandemin. Få av oss trodde då att den fortsatt skulle pågå under våren 2021 och minnet av pandemins initiala fas bleknar successivt. Pandemin har visat att vi i delar av landet saknade förmåga att skydda de sköraste äldre, vi famlade i vår förmåga att anskaffa skyddsutrustning och bristen på samordning mellan olika nyckelaktörer i hanteringen av krisen var tämligen uppenbar i uppstarten.

Så lyckas du med ditt dataskyddsarbete i offentlig sektor

Det är ett ökande problem för många offentliga aktörer att hantera sitt dataskydd samtidigt som kraven och behoven ökar i och med digitaliseringens framfart. Med relativt enkla medel i några få punkter kan man dock skapa sig en bra kontroll och styrning över detta arbete och därmed radikalt minska riskerna i verksamheternas utförande.

Vilken roll spelar kommunen i utveckling av föreningslivet?

Föreningsliv ett odefinierat begrepp som inrymmer mycket. Det vanligaste är vi tänker på idrottsrörelsen och dess betydelse för barn- och ungdomars fritidssysselsättning. Det aktiva och mångfacetterade föreningsliv som vårt samhälle erbjuder spelar en avgörande roll som röstbärare, demokratiskola, gemenskap och serviceproducent.

Vi kan styrning och ledning i kris

Nu utsätts den offentliga sektorn för en prövning som ingen vet hur den kommer att utvecklas. Kommunledningar runt om i Sverige tvingas att hantera ovanligt många och stora frågor. Våra konsulter – flera som har varit verksamma som chefer i offentlig sektor – är beredda att hjälpa till i operativ eller strategisk ledning.