Så lyckas du med ditt dataskyddsarbete i offentlig sektor

Det är ett ökande problem för många offentliga aktörer att hantera sitt dataskydd samtidigt som kraven och behoven ökar i och med digitaliseringens framfart. Med relativt enkla medel i några få punkter kan man dock skapa sig en bra kontroll och styrning över detta arbete och därmed radikalt minska riskerna i verksamheternas utförande.

Svenska kommuner, regioner och statliga myndigheter har idag utmaningar med att organisera ett ändamålsenligt dataskydd vilket bland annat framgår av Ekots granskning av offentliga webbplatser som publicerades i februari 2021. Av flera kommentarer i granskningen framgår att ansvariga personer inte ens känner till att läckage av personuppgifter har pågått och ibland under lång tid.

Arbetet med att organisera sitt arbete inom dataskydd blir mer omfattande och mer komplext i takt med den digitalisering som pågår. Verksamhetsinformation och nya informationsflöden som digitaliseras innebär ökad exponering. Datamängder som hanteras via digitala media ökar. Nya typer av personuppgifter uppstår i och med att alla lämnar digitala spår på nätet, rörelsemönster via mobiltelefonernas GPS, IP-adresser som avslöjar vem man är och vilka webbsidor man besöker och hur länge. Det digitala arvet internt hos myndigheter sätter mer fokus på processer och arbetsuppgifter än själva datahanteringen eftersom den bäddas in och inte kommer upp i ljuset på ett tydligt sätt.

Som förtroendevald, chef eller nyckelperson i offentliga förvaltningar är det allt viktigare att ha styrning och ledning av sitt dataskydd och att jobba med att utveckla, bibehålla och följa upp en ändamålsenlig organisation för detta.

I den senaste tidens konsultuppdrag kring ledarskap och digital transformation i offentliga förvaltningar har vi på Public Partner noterat att några av de problem som organisationer har idag är onödiga och det är enkelt att med små medel åtgärda dem och därmed att förbättra sin styrning och ledning av dataskyddet.

Tre steg mot bättre kontroll och styrning av dataskyddsarbetet

  1. Skapa en konkret överenskommelse om dataskyddsarbetet i organisationen.
    Definiera dataskyddsarbetet som en organisationsövergripande process, samla beslutsfattare och nyckelaktörer i en gemensam överenskommelse om vad, varför, roller och ansvar. Överenskommelsen medskapas med fördel med ingående aktörer i en processledd grupprocess. Var noga med att lämna ansvaret för genomförande till respektive aktör utifrån sina specifika ansvar i helheten och dess förutsättningar.
  2. Etablera stöd i form av kompetensinventering, utbildningspaket och erfarenhetsutbyte
    Backa upp överenskommelsen med gemensamma verktyg för kompetensinventering, mallar och checklistor, utbildningar för att fylla kompetensgap samt diskussionsgrupper över organisationsgränser.
  3. Genomför regelbundna uppföljningar och analys på arbetet och dra slutsatser om förbättringar
    En kritisk framgångsfaktor är att ledarskapet visar ägarskap för processen genom att genomföra regelbundna uppföljningar, analysera styrkor och svagheter samt hitta förbättringar som beslutas och införs i organisationen. Ett ständigt förbättringsarbete men glöm inte bort syfte och mål med överenskommelsen i detta kontinuerliga arbete.

Public Partner har konsulter och checklistor som kan stödja er att komma igång med detta arbete så att ni får en flygande start på ert dataskyddsarbete.

MALIN DANIELSSON

E-post: malin@publicpartner.se
Telefon: 072 – 702 21 18

MIKAEL GUSTAVSSON ROXELL

E-post: mikael@publicpartner.se
Telefon: 070-314 20 15

AKTUELLT

Så lyckas du med ditt dataskyddsarbete i offentlig sektor

Det är ett ökande problem för många offentliga aktörer att hantera sitt dataskydd samtidigt som kraven och behoven ökar i och med digitaliseringens framfart. Med relativt enkla medel i några få punkter kan man dock skapa sig en bra kontroll och styrning över detta arbete och därmed radikalt minska riskerna i verksamheternas utförande.

Vilken roll spelar kommunen i utveckling av föreningslivet?

Föreningsliv ett odefinierat begrepp som inrymmer mycket. Det vanligaste är vi tänker på idrottsrörelsen och dess betydelse för barn- och ungdomars fritidssysselsättning. Det aktiva och mångfacetterade föreningsliv som vårt samhälle erbjuder spelar en avgörande roll som röstbärare, demokratiskola, gemenskap och serviceproducent.

Vi kan styrning och ledning i kris

Nu utsätts den offentliga sektorn för en prövning som ingen vet hur den kommer att utvecklas. Kommunledningar runt om i Sverige tvingas att hantera ovanligt många och stora frågor. Våra konsulter – flera som har varit verksamma som chefer i offentlig sektor – är beredda att hjälpa till i operativ eller strategisk ledning.